網(wǎng)上有很多關(guān)于如何制作漂亮的幻燈片的教程，而對(duì)Excel的美化則寥寥無(wú)幾。實(shí)際上Excel不僅僅是一個(gè)電子表格軟件，它的單元格容易控制樣式，操作方便，因此使用Excel制作僅供閱讀的電子文檔也十分合適。這就要求文檔制作者必須懂得一些基本技巧，以制作出賞心悅目的電子文檔來(lái)。
下面是我制作Excel格式電子文檔時(shí)的一些經(jīng)驗(yàn)，分享給大家。希望大家都能夠制作出漂亮的文檔。
1. 選擇合適的顯示比例。
中文字體通常使用宋體，而宋體在默認(rèn)的100%狀態(tài)下并不好看（如下圖）。相比而言，85%的比例就舒服很多。75%的比例略嫌小，不過(guò)當(dāng)你有大量的數(shù)據(jù)時(shí)，或者制作文字較多的文檔時(shí)， 75%的顯示比例就比較合適。
85%的比例很容易調(diào)節(jié)，只需在默認(rèn)的100%狀態(tài)下按住Ctrl鍵并向上滾動(dòng)滾輪一次即可。 75%需要手動(dòng)輸入比例。比75%再小的顯示比例會(huì)使文字變形，不宜使用。
另外Excel工作表保存后顯示比例也會(huì)一起被保存，可以保證閱讀者與你看到同樣的效果。
2. 背景網(wǎng)格線的取舍。
Excel默認(rèn)情況下會(huì)顯示灰色的網(wǎng)格線，而這個(gè)網(wǎng)格線會(huì)對(duì)顯示效果產(chǎn)生很大的影響。如下圖，同一張表格在有無(wú)網(wǎng)格線的情況下給人的感覺(jué)就完全不同—— 有網(wǎng)格線時(shí)給人一種“這是一張以數(shù)據(jù)為主的表格”的心理暗示，而去掉網(wǎng)格線則會(huì)使重點(diǎn)落到工作表的內(nèi)容上，削弱表格的作用。
因此，以表格為主的工作表可以保留網(wǎng)格線，而以文字說(shuō)明為主的工作表則最好去掉網(wǎng)格線。
去掉網(wǎng)格線可以在工具->選項(xiàng)中視圖選項(xiàng)卡中去掉網(wǎng)格線，但這種方法依賴于閱讀者的設(shè)置，所以最好選擇另外一條路：全選所有單元格(Ctrl-A)并設(shè)置白色背景。
3. 設(shè)置適當(dāng)?shù)木€寬。
表格線寬度也會(huì)極大地影響閱讀者的心理。要搭配使用粗細(xì)線。最簡(jiǎn)便易行的方法就是細(xì)內(nèi)線+粗邊框（只需使用格式工具欄中的邊框按鈕兩次即可做到）。全用粗線仿佛你在大喊大叫一樣，感覺(jué)很粗魯；而完全用細(xì)線又無(wú)法體現(xiàn)出表格的概念；而不用邊線會(huì)讓人覺(jué)得你的數(shù)據(jù)未經(jīng)過(guò)精雕細(xì)琢。
另外，大片的小單元格聚集時(shí)表格線會(huì)干擾閱讀者的視線，這時(shí)可嘗試將小單元格的邊線換成虛線。
4. 適當(dāng)使用粗體，但別太過(guò)分。
毋庸置疑，表頭當(dāng)然要用粗體。對(duì)于表格內(nèi)的數(shù)據(jù)，原則來(lái)說(shuō)不應(yīng)當(dāng)使用粗體，以免喧賓奪主。但也有特例，當(dāng)數(shù)據(jù)稀疏時(shí)，可以將其設(shè)置為黑體，起到強(qiáng)調(diào)的作用。
粗體的使用也不宜泛濫，當(dāng)一屏文字大部分都是粗體時(shí)，你就應(yīng)當(dāng)考慮考慮閱讀者的感受了。
5. 給標(biāo)題單元格加上背景色。
毋庸置疑，單元格背景色按鈕的最下一排顏色天生就是用作單元格背景的（下圖中的紅框部分）。
我通常的配色習(xí)慣是：橫向表頭-淡藍(lán)色，縱向表頭-淺綠色，普通單元格-白色，特殊單元格(如自動(dòng)計(jì)算的單元格)-淺黃色，如下圖所示。這樣就能將各個(gè)單元格的功能區(qū)分開(kāi)。
6. 盡量少用單元格結(jié)合。
單元格結(jié)合的兩個(gè)缺點(diǎn)：第一，在結(jié)合過(guò)的單元格前后插入新行時(shí)，新行的單元格不會(huì)自動(dòng)結(jié)合，導(dǎo)致每一行的結(jié)合方式不一致；第二，有些情況下結(jié)合過(guò)的單元格中無(wú)法粘貼數(shù)據(jù)，帶來(lái)不必要的麻煩。因此，當(dāng)你制作收集數(shù)據(jù)的表格時(shí)，盡量不要使用單元格結(jié)合功能。
那么想要一個(gè)寬點(diǎn)的格子怎么辦？實(shí)際應(yīng)用中我發(fā)現(xiàn)，好多人使用單元格結(jié)合，其實(shí)只是想要一個(gè)大一點(diǎn)的格子而已。其實(shí)拖動(dòng)單元格標(biāo)題可以改變單元格大小的，這個(gè)功能好多人都不知道么？
7. 標(biāo)注的方法。
給單元格做標(biāo)注有兩種方法。一種是右鍵單擊單元格插入批注，編輯完成后再次右擊顯示批注即可。優(yōu)點(diǎn)是使用方便，缺點(diǎn)是無(wú)法自定義樣式。另一種方法就是自己畫(huà)圖形，我喜歡使用圓角矩形，設(shè)置背景色為淺色，并用同種深顏色作為邊框色。