一、 對項(xiàng)目成功的定義

對項(xiàng)目成功的理解取決于是誰建立了衡量標(biāo)準(zhǔn)并進(jìn)行衡量。大多數(shù)項(xiàng)目傳統(tǒng)上都有相同的要素：

客戶：此項(xiàng)目的產(chǎn)品或結(jié)果的“購買者”，客戶的需要可能不盡相同，因而對項(xiàng)目提出了一系列的要求。

發(fā)起人：組織內(nèi)部對項(xiàng)目負(fù)有責(zé)任的個人，發(fā)起人指導(dǎo)項(xiàng)目正確的發(fā)展方向，以保證組織獲利。

項(xiàng)目經(jīng)理：日復(fù)一日負(fù)責(zé)項(xiàng)目工程的個人。負(fù)責(zé)項(xiàng)目按時、按質(zhì)完成，并不超過預(yù)算費(fèi)用。

項(xiàng)目小組：執(zhí)行項(xiàng)目計(jì)劃中所有任務(wù)的人。

人力資源部經(jīng)理：對提供完成項(xiàng)目的人力負(fù)有直接責(zé)任的部門經(jīng)理。

他們會很快地告訴你他們對失敗的看法，并指出會導(dǎo)致失敗的原因。項(xiàng)目管理的關(guān)鍵是弄清每個人對失敗或成功所起到的作用。

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當(dāng)項(xiàng)目失敗時人們會提出許多原因，以下是一些經(jīng)常提到的原因，而項(xiàng)目失敗通常是幾個原因聯(lián)合作用的結(jié)果：

項(xiàng)目開始時對目標(biāo)的定義不當(dāng)

未能建立起一個真正的具有交叉功能的項(xiàng)目小組

對小組成員的工作能力缺乏了解

程序表制定得不充分，導(dǎo)致程序表的推延

領(lǐng)導(dǎo)的力度不夠

高級管理者不負(fù)責(zé)任

將復(fù)雜性最小化，導(dǎo)致隨后發(fā)生的技術(shù)問題得不到解決

沒有預(yù)測問題的能力

計(jì)劃與管理不當(dāng)，認(rèn)為計(jì)劃是一個不自然的行為

出現(xiàn)太多不受控制的變化，使可能性結(jié)果的范圍蔓延

拒絕作出改變

人力資源不足

沒有有效的信息傳送過程

小組成員沒有真才實(shí)學(xué)和經(jīng)驗(yàn)

項(xiàng)目進(jìn)程的階段性不明確或不受控制

角色和責(zé)任不明確，誰該做什么？何時做？

“我要以我自己的方式做”，即無效管理

泰坦尼克情結(jié)，即過度自信，認(rèn)為不會出現(xiàn)問題

速度只適用于酷愛一級方程式賽場的人，即速度過快不受控制

天生的低估任何事情的能力使我們對時間過于樂觀

這里所有的項(xiàng)目都是失控的火車，即認(rèn)為項(xiàng)目啟動就不應(yīng)該停下來直到結(jié)束

總認(rèn)為已經(jīng)做的夠多了

我們不必和客戶打交道，即認(rèn)為客戶不重要

沒有明確的成功的定義

所以我們要降低失敗的可能性就要把會導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的原因作為應(yīng)避免的事，并列出一張可以化潛在失敗為成功的行為清單。

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二、 成功的風(fēng)氣

一些重要的定義：

項(xiàng)目：是一個為了在特定的期限內(nèi)達(dá)到某種特殊的目標(biāo)而進(jìn)行的短暫性的活動。

項(xiàng)目管理：是一個為了達(dá)到某些明確的、被確定為戰(zhàn)略需要的目標(biāo)、而有組織的、有條理的正確運(yùn)用組織資源的動態(tài)過程。它始終是在一系列特定的限制條件下進(jìn)行。

程序：是一個若干互相依存的項(xiàng)目的集合，通過互相協(xié)調(diào)，最終達(dá)到既定目標(biāo)的方式進(jìn)行管理。程序通常被分為若干階段，最初階段。目標(biāo)截止時間應(yīng)嚴(yán)格地界定并執(zhí)行。最初階段接近結(jié)束時，制訂隨后的階段，以便開始實(shí)施新的相關(guān)項(xiàng)目。

程序管理：是指為了達(dá)到某些被認(rèn)定為戰(zhàn)略需求的明確而特定的目標(biāo)，有組織、有條理地使用項(xiàng)目管理及其相關(guān)的步驟來管理一組互相機(jī)密依存的項(xiàng)目。

資產(chǎn)組合管理：是為了確保最高效地使用組織的資源以達(dá)到戰(zhàn)略目標(biāo)，管理所有現(xiàn)行的程序和項(xiàng)目以及今后會出現(xiàn)的一些機(jī)會的有關(guān)事宜。

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作為一個項(xiàng)目經(jīng)理，一個關(guān)鍵的任務(wù)就是支持并維持一個項(xiàng)目得以成功的風(fēng)氣。

在任何時候，組織中的風(fēng)氣都受到幾個相互制約的因素的影響，它們包括：組織文化、組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)營戰(zhàn)略、項(xiàng)目的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)。

組織文化

一個組織當(dāng)前的文化通常被認(rèn)作是事情為何不按所計(jì)劃的或所希望的方向發(fā)展的原因。文化的概念很難定義或做出確切的解釋。文化的一個普通和簡單的定義是“在這里，人們是怎樣去做事情的”。關(guān)于傳統(tǒng)、價值觀、原則、信仰和態(tài)度的一個集合，而這些因素為我們在組織中所做的任何事情構(gòu)造了一個普遍的環(huán)境。

也就是要建立一種大家都認(rèn)可的、并且能夠遵循的一套規(guī)則，來規(guī)范大家做事的方法，從而達(dá)成一種和諧、統(tǒng)一的文化。

組織結(jié)構(gòu)

組織內(nèi)部應(yīng)該采取正式的等級制，以促使專業(yè)技能的提高，有利于實(shí)現(xiàn)權(quán)力的代表制，并有助于根據(jù)技能和職務(wù)，清楚地劃分職責(zé)范圍。

但在項(xiàng)目小組中由多部門人員組成時，應(yīng)在項(xiàng)目周期內(nèi)以項(xiàng)目小組為先，也就是為項(xiàng)目建立一個弱矩陣結(jié)構(gòu)。因?yàn)檫@涉及到匯報(bào)關(guān)系、交流渠道、決策過程、責(zé)任、獎勵制度、可接受的標(biāo)準(zhǔn)和常規(guī)做法等問題。

經(jīng)營戰(zhàn)略

項(xiàng)目管理必不可少的出發(fā)點(diǎn)為制訂經(jīng)營戰(zhàn)略，任何新的程序或項(xiàng)目在實(shí)施前都應(yīng)首先考驗(yàn)它是否適于現(xiàn)行的戰(zhàn)略，或在一些特定的情況下，是否有理由對戰(zhàn)略進(jìn)行更改。如果項(xiàng)目的實(shí)施不按照經(jīng)營戰(zhàn)略進(jìn)行，就會出現(xiàn)如下危險(xiǎn)：寶貴的資源和基金被用于創(chuàng)造經(jīng)營不需要的東西。

項(xiàng)目的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)

建立項(xiàng)目的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)可確保組織項(xiàng)目風(fēng)氣中所有的關(guān)鍵人員都有明確的職責(zé)和任務(wù)。我們必須對經(jīng)營有一個權(quán)衡的、全面的打算，以確保所有可能獲得的資源得到有效的利用，使經(jīng)營能夠增長和發(fā)展。

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為了使項(xiàng)目能夠成功，需要明確一些主要人員的職責(zé)，以及他們?nèi)绾螀f(xié)力工作，即項(xiàng)目的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)。主要有：

需要此利益的人――公司管理者

希望獲得利益項(xiàng)目結(jié)果的人――客戶，一個利益共享者

對獲利負(fù)有責(zé)任的人――發(fā)起人

對項(xiàng)目設(shè)施負(fù)有責(zé)任的人――項(xiàng)目經(jīng)理

具體設(shè)施項(xiàng)目的人――項(xiàng)目小組

提供資源的人――部門經(jīng)理

對項(xiàng)目的結(jié)果感興趣，受項(xiàng)目結(jié)果的影響并希望影響結(jié)果的人――利益共享者

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項(xiàng)目經(jīng)理對發(fā)起人負(fù)責(zé)，從項(xiàng)目開始到結(jié)束都要管理日常的項(xiàng)目實(shí)施工作。他的職責(zé)包括：

與發(fā)起人一起挑選核心小組

確認(rèn)并管理項(xiàng)目的利益共享者

對項(xiàng)目界定并確保得到利益共享者的認(rèn)可

計(jì)劃項(xiàng)目并確保得到利益共享者的認(rèn)可

識別并處理風(fēng)險(xiǎn)

確保提供資源并分配資源

監(jiān)控并跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)度

解決阻礙進(jìn)展的問題

控制成本

領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目小組

通知利益共享者進(jìn)展?fàn)顩r

發(fā)布項(xiàng)目可交付使用的成果及收益

管理涉及項(xiàng)目的所有人的表現(xiàn)

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核心小組成員的職能包括：

接受自己的人物并承諾負(fù)責(zé)

為完成工作而與其他小組成員聯(lián)系并協(xié)同努力

為項(xiàng)目文檔提供資料

參與計(jì)劃的制定和風(fēng)險(xiǎn)的處理

監(jiān)控和管理所分配的工作的進(jìn)展

解決爭議或把它們遞交給項(xiàng)目經(jīng)理

參與問題的解決

識別潛在的風(fēng)險(xiǎn)、爭議或機(jī)遇

在適當(dāng)?shù)臅r候支持和幫助其他小組成員

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風(fēng)氣中對獲得項(xiàng)目成功的能力有影響的關(guān)鍵因素還包括一些不大明顯的文化影響力：

士氣

決策中的互相信任、支持和尊重

坦率正直――避免對抗

承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)并樂觀向上――認(rèn)識到風(fēng)險(xiǎn)并共享成功

行動的自由――通過責(zé)任、自豪感和對決策的參與

承擔(dān)義務(wù)――歸屬感，責(zé)任明確以避免混亂

協(xié)同努力――共同的信念、小組工作、相互的幫助以及壓力的最小化

培訓(xùn)――工作中和工作外都有學(xué)習(xí)的機(jī)會

你必須創(chuàng)造適當(dāng)?shù)娘L(fēng)氣以使你和你的小組能夠獲得項(xiàng)目的成功。值得注意的是，所有這些影響都可視為高效領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)鍵因素，而高效領(lǐng)導(dǎo)則表明了風(fēng)氣同領(lǐng)導(dǎo)關(guān)聯(lián)的緊密程度。

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三、 項(xiàng)目成功的關(guān)鍵步驟

所有項(xiàng)目成功的主要因素之一是讓項(xiàng)目涉及的每個人都接受一個制度，使用一套相同的程序和步驟。

所有項(xiàng)目最基本的程序是經(jīng)過很好的創(chuàng)建并證明為可行的，程序可分為許多可定義的階段：項(xiàng)目概念、項(xiàng)目界定、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目的發(fā)動和執(zhí)行、項(xiàng)目的結(jié)束、項(xiàng)目后評議。

項(xiàng)目中的每個階段都是通向成功的關(guān)鍵一步，同時，利益共享者管理和風(fēng)險(xiǎn)管理也對成功有重大的影響。