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標? 題: 項目經理：做好項目開始階段的九條經驗zz
發信站: 天大求實BBS站 (Mon May 29 12:04:47 2006)
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本人做項目經理工作多年，感到做這個工作最要緊的就是要明白什么是因地制宜、因
勢利導，只有最合適的，沒有什么叫對的，什么叫錯的，項目經理最忌諱的就是完美
主義傾向，尤其是做技術人員出身的，喜歡尋找標準答案，耽誤了工作進度，也迷茫
了自己。以下是本人一些做項目的個人體會，寫出來供大家指點，在討論過程中共同
提高水平。
項目開始階段是一個最重要的階段。項目經理在接手一個新項目的時候，首先要
盡可能地多從各個方面了解項目的情況，如：
1. 這個項目是什么項目，具體大概做什么事情，是誰提出來的，目的是解決什
么問題。在國內很多客戶都很不成熟的情況下，千萬不要根據項目的名稱望文生義地
去想象項目的目標。一個名為“辦公自動化”的項目很有可能在你進場以后一個月才
發現客戶其實需要的是一個計算機生產管理輔助信息系統系統。前期了解情況的工作
越詳細，后面的驚訝就越少，項目的風險就越小。
2.這個項目里牽涉哪些方面的人，如投資方、具體業務干系方、項目建成后的運
營方、技術監督方等等，很多項目里除了業主單位的結構很復雜以外，還有一些其他
單位也會牽涉進來，如項目監理公司、業主的行業主管機構等。項目經理需要了解每
個方面的人對這個項目的看法和期望是什么。事先了解各個方面的看法和期望，可以
讓你在做項目碰到問題的時候，就每件事情分析哪些人會在什么方面支持你，哪些人
會出于什么目的反對你，從而提前準備聯合朋友去對抗敵人，讓事情向你所希望的方
向發展。沒有永遠的朋友，也沒有永遠的敵人，只有一致的利益，這句話作為項目經
理是一定要記住的；
3.基本了解了客戶的情況后，下面的事情就是了解自己公司各方面對這個項目的
看法。首先是高層領導是否重視，這個決定了你在需要資源的時候，公司是否會根據
你的要求提供最有力的支持。領導口頭肯定是說支持的，你需要做的是了解公司對這
個項目的實際期望，是想把項目越做越大還是想賺錢？是想做樣板工程還是干脆想敷
衍了事，公司領導對項目的態度決定了你做這個項目的戰略，而這個戰略方針將對你
做項目計劃產生直接的影響；
4.在做整體項目計劃前，還要大致計算一下你手上的資源。首先是時間，現在市
場競爭激烈，往往很多項目要求在幾乎不可能的時間范圍里完成。對于這一點，你在
做項目的風險控制計劃的時候要充分考慮。其次是人員，根據項目預算和已往經驗，
大致計算一下未來的項目小組有多少種角色，每個角色目前公司是否有人，是否能完
全歸這個項目使用，是否需要另外招聘一些人員，招聘的準備工作要盡早啟動。最后
就是一些設備的準備，項目所需大件關鍵設備要盡早預定，以后不管發生設備等人還
是人等設備的情況，浪費的都是你的時間；
5.現在是做項目說明書的時候了。一份好的項目說明書不僅將要做的事情描述得
很清楚（主要是講做什么，而不是說怎么做），而且把如何檢查也說明得很透徹。也
就是說它不僅說明白了要做哪些事情，也讓客戶的業務人員（一般不懂技術）知道項
目做成什么樣就算完成了。簡單地說，項目說明書描述項目做哪些事情和每件事情做
到什么程度以及如何檢查每一個結果。
6.是到做總體計劃的時間了嗎？不，你現在已經知道了客戶的目標和你手上的資
源，那么做計劃以前，你還需要和你的經理和客戶充分溝通資源的問題。因為很多資
源是還不明確的，你需要寫一份報告，詳細分析這個項目的風險以及對資源的需求情
況。如果一些問題不能得到解決的話，將發生什么樣的后果。如果資源不夠，就要高
層改變策略，增加對這個項目的投入。甚至在條件許可的情況下，有些公司會放棄這
個項目。總之，沒有人能完成一個不可能完成的任務，如果項目經理不能盡早發現風
險，那么就只能去當烈士了。
7. 明白了要做哪些事情和你手上的籌碼以及你做這個項目的總體策略，現在是
成立項目小組的時候了。很多項目經理都沒有自己選擇組員的權利，那么，就盡量發
揮你的影響力去尋找那些你想要的人吧。成員的組成根據項目不同，相差較大，很難
有什么具體要求，但是，一定要有精通客戶業務的人，很多小項目里，這個人就是項
目經理本人，大項目里會配備行業專家（Industry expert），這樣和客戶溝通起來
才不會雞同鴨講，雙方才可以相互理解。我經常看到的情況是我們的技術人員和客戶
交談時滿口的專業術語，結果搞得客戶一頭霧水，反過來，他還指責客戶不懂技術。
其實，明白自己想做什么的客戶已經是很好的客戶了，不知道自己要做什么，更不懂
怎么做還要指手畫腳的客戶到處存在，但是要明白，是客戶選擇了你，而不是你選擇
了客戶，有了客戶你才有工資拿，心平氣和一點吧；
8.現在你要面對三群人：你的領導、你的組員和你的客戶，和這些人溝通，讓他
們知道你打算怎么做，什么時候要他們做什么準備這些事情將是你的主要工作。既然
溝通這么重要，那些事先定義一下溝通的原則也是一件很要緊的事情。很多溝通原則
都是潛規則，如果你在一個部門時間做長了，對這些規則的運用覺得是一件理所應當
的事情，但是，你現在面對的是多個部門甚至多個單位，不把溝通規則說清楚，你以
后就會吃虧。
下面的東西看起來無聊，其實還是很管用的：第一個是規定信息的流動方式和介
質，是推還是拉。推的意思就是項目經理將主動發布信息，不管通過電話、郵件還是
書面方式，保證將信息傳達到每個人。這種情況適合小項目，人少；拉的意思就是項
目經理就是一個類似web服務器，你自己需要什么信息就去問他。當然，沒有項目經
理把自己搞得那么累，他會用發布信息到公共介質的方式公布信息，簡單的是白板，
復雜一點的是項目的公共信息交互區，潛規則就是我發了你沒去看就不要說我沒告訴
你。說這些看似很無聊，其實里面牽涉信息傳達不完全的責任問題。
當然，這些都是指一般的方式，而且不要絕對化，一般情況下，主動溝通和被動
訪問是同時存在的，尤其是對領導，項目經理更加應該主動去和領導溝通。第二個問
題就是文檔問題，很多人怕寫文檔，但是項目經理一定要牢記“好記性不如爛筆頭”
的道理。有理有時候為什么會說不清呢？就是因為沒有證據。所以項目經理開始就要
和客戶說清楚有些文檔是必須簽字的，比如項目經理的項目日志，每個星期至少讓客
戶簽字，另外所有達成共識的東西，比如會議紀要，甚至領導的講話記錄，都要寫成
文檔，雙方簽字，這樣以后扯皮的時候，就能做到有據可查。記住：說了的就和沒說
一樣，只有寫下來大家簽字后才算真正發生了的。
還有一些問題，比如你提交的報告，給領導（包括本方領導和客戶領導）做一個
選擇題，結果領導壓住不批，讓你無所適從，結果拖延了進度。這時候，你可以等，
但是注意要留記錄，標明是誰的責任；另外，如果你在開始階段就和領導商定：如果
批示提交三天后沒有得到領導答復就算對方同意，這樣你就會主動很多。再比如不同
事件的審批流程問題：什么等級的事情記錄在項目日志里、什么等級的事情要雙方項
目經理專門簽署備忘錄、什么等級的事情要雙方領導出面簽署合同附件等等。事先想
得越周到，以后的工作就越主動。
9.好了，做了很多前期工作，定義了一些游戲規則，現在是坐下來做計劃的時候
了。這一節，任意找一本項目管理的書都會說得比我好，所以我就少寫一點，說一些
自己的體會就是了。首先是找幾個關鍵組員，比如客戶業務專家、系統分析員等等，
做一下項目模塊劃分工作。項目分成幾塊去做，每一塊完成什么，模塊之間的信息如
何交換等等。需求定義的是做什么的問題，而這里說的是怎么做的問題。這里要強調
一點：完成一個目標有很多種方式，你要選一種你最熟悉的，而不是看上去最完美的
，這個思路會讓你的項目減少很多風險。有時候客戶會被某種新技術打動，堅持要你
采用那種新技術，你就應該告訴他：你選我做這個項目，就應該容許我采用自己最喜
歡的方式做事情，新技術之所以有誘惑力，就是因為吃虧的人還不多，我不希望你成
為第一批受害者。
采用一個計劃會讓你的工作更加明確，比如用微軟的Project軟件，你填寫完表
格以后，就可以知道這個項目有多少件事情要做，每件事情需要什么資源，他們之間
的前后關系如何，消耗的時間有多長，完成后有什么標志等。所有的結果最后用一個
叫做甘特圖的形式表現出來。你做完這個表以后會驚奇地發現，甘特圖上項目的結束
時間會遠遠落后于你的計劃結束時間（簽合同的人永遠不會先征求你的意見的）。當
然，學過項目管理的人會大談什么WBS、優化路徑之類的東西，但是我的經驗是你再
優化也不可能把這些東西安排到計劃的時間結束。如果你沒碰到這個問題，在我恭喜
你挑了一個輕松活之前，請你再去確認你是否羅列了所有要做的事情和正確評估了他
們所需要的時間。這時候，你就要考慮犧牲一些任務的時間（也意味著質量）了。按
照什么標準犧牲？這個項目的戰略！我們在第三節提到過的戰略。
我的經驗是如果你什么都趕進度，其結果可能就是十件事情你一件也沒做好，想
想多么失敗啊。所以，把資源投到你熟悉和有把握的事情上，最后的結果是十件事情
，你有三件做成了精品，三件完成，還有四件因為某些原因延誤，成績單是否靚麗了
很多呢？戰略決定優先級，而正確排列事情的優先級是一個項目經理能力的主要體現
。 好，現在項目已經完成了前期工作，了解了項目的目標、搞清楚了手上的資源，
制定了項目的策略，然后編制了項目的整體計劃，項目進入實施階段。進入這個階段
反而是項目經理比較空閑的時候，不像前期的時候項目經理要象記者一樣到處和不同
的人接觸，搞清楚他們在說什么，努力猜測他們在想什么和他們的真正目的，那才是
最累人的事情。當然，小項目的項目經理往往自己也是一個資源，要做很多事情，這
時候反而比誰都苦。
項目經理這段時間的主要工作是保持和客戶領導以及自己領導的溝通。和客戶領
導溝通時特別要注意，除非你需要對方給你支持，那么你才需要講得具體一點，否則
，告訴他一切正常就可以了，而且態度要積極一些，千萬不要說一些領導不懂的細節
，比如：“王局長，最近項目進度還算正常，就是JVM經常發生一些內存泄漏的情況
…”王局長：“(*&$@@”。?????????????????????????????????????????????????