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工作流管理信息系統(tǒng)(WMIS)
謝志宏 范植華
1．傳統(tǒng)MIS技術(shù)的"優(yōu)"與"劣"
---- 傳統(tǒng)MIS 技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛， 大家所熟悉的鐵路與民航的訂票系統(tǒng)， 銀行的帳戶系統(tǒng)， 企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件， 物資， 銷售， 人事管理軟件， 甚至最近逐漸興起的大型的企業(yè)管理軟件ERP ，都是MIS 技術(shù)的不同應(yīng)用。 這樣的系統(tǒng)有一個(gè)共同點(diǎn)， 那就是很好地滿足了單一用戶處理單一任務(wù)(單一角色) 的應(yīng)用需求。也就是說(shuō)鐵路出票員只需要做一種操作， 出票。如果一個(gè)用戶需要處理多種任務(wù)， 擔(dān)任多種角色， 那么這種技術(shù)所提供的解決方案會(huì)讓用戶感到難以學(xué)習(xí)，難以操作。 此外， 傳統(tǒng)MIS 技術(shù)也難以很好的實(shí)現(xiàn)流程性系統(tǒng)， 所謂流程是指一項(xiàng)工作分為不同階段由不同的人來(lái)協(xié)作完成。 但是現(xiàn)實(shí)當(dāng)中， 一個(gè)用戶擔(dān)任多種角色的情況還是很多的， 流程性系統(tǒng)也是常見(jiàn)的， 這就呼喚新的技術(shù)來(lái)解決這一難題。
2．應(yīng)用需求
---- 在過(guò)去，如果要把數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用流程化，是很難實(shí)現(xiàn)的，因?yàn)樵谕ǔＧ闆r下，流程性軟件是用Lotus Notes 開(kāi)發(fā)的，而數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用軟件則采用 Power Builder 或 Visual Basic這類快速開(kāi)發(fā)工具來(lái)開(kāi)發(fā)。 由于兩類程序使用不同的開(kāi)發(fā)平臺(tái)，因此無(wú)法將兩者統(tǒng)一起來(lái)。
---- 然而在實(shí)際應(yīng)用中，數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用流程化的要求是普遍存在的， 因?yàn)槿魏纹髽I(yè)或機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)都是由不同環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程組成，用戶既希望軟件系統(tǒng)能解決獨(dú)立環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)問(wèn)題，也希望系統(tǒng)能自動(dòng)將各個(gè)環(huán)節(jié)串聯(lián)起來(lái)， 使一個(gè)環(huán)節(jié)工作成果能自動(dòng)被下一個(gè)環(huán)節(jié)利用， 這就是最基本的工作流需求。從另一方面來(lái)說(shuō)，每一個(gè)環(huán)節(jié)常常需要采用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)來(lái)解決問(wèn)題，這就帶來(lái)了在工作流中應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的要求。
---- 以某檢察院的辦公辦案系統(tǒng)為例，該項(xiàng)目中用戶需求呈現(xiàn)出明顯的數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用流程化傾向。一個(gè)案件從接案、立案、偵查、起訴到執(zhí)行，全部由不同的部門完成。在這里，案件的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如案犯情況、舉報(bào)人、舉報(bào)線索等都存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，便于數(shù)據(jù)的多次重復(fù)利用和查詢統(tǒng)計(jì)。 傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件可以完成各部門、各環(huán)節(jié)的單獨(dú)處理， 但在這個(gè)實(shí)例中，各個(gè)環(huán)節(jié)并不是獨(dú)立的，而是相互關(guān)聯(lián)的，后面環(huán)節(jié)的事件既不能比前面環(huán)節(jié)的事件發(fā)生早，也不能延遲過(guò)多，因?yàn)榇嬖诜蓵r(shí)限，并且流程中存在循環(huán)。 再者，每個(gè)部門的流程種類很多，每個(gè)工作人員可能要處理多個(gè)環(huán)節(jié)上的任務(wù)， 這使得使用者必須在復(fù)雜的菜單系統(tǒng)中來(lái)回尋找各種功能、進(jìn)行多次查詢，這樣的系統(tǒng)勢(shì)必讓用戶學(xué)習(xí)困難，使用困難，難以滿足用戶的需求。
檢察院案件處理簡(jiǎn)化流程圖(實(shí)際流程圖遠(yuǎn)為復(fù)雜)
---- 再以某電站維修管理信息系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)以一個(gè)國(guó)外商業(yè)套裝軟件為基礎(chǔ)。 該套裝軟件涵蓋企業(yè)設(shè)備維修管理的各個(gè)方面， 包括設(shè)備與備件、參數(shù)與測(cè)量、故障與風(fēng)險(xiǎn)、倉(cāng)庫(kù)與采購(gòu)、維修策略與優(yōu)化、工作過(guò)程跟蹤、工具與人力調(diào)度。
----其中，工作過(guò)程跟蹤模塊用來(lái)解決客戶的維修工作票管理系統(tǒng)。 然而工作過(guò)程跟蹤模塊非常復(fù)雜，流程中每個(gè)環(huán)節(jié)都分得很細(xì)，但環(huán)節(jié)上的任務(wù)比較單一。
電站維修工作過(guò)程簡(jiǎn)化流程圖(實(shí)際流程圖非常復(fù)雜)
3．解決方案: 電子郵件 + 數(shù)據(jù)庫(kù) = 工作流管理信息系統(tǒng)(WMIS)
---- 工作流管理信息系統(tǒng)實(shí)際上是利用電子郵件來(lái)串聯(lián)一項(xiàng)工作的不同階段，各階段的工作通過(guò)相應(yīng)的電子表格體現(xiàn)出來(lái)，這些表格包含完成這些工作所需的信息。每位員工收到表格后，將填寫(xiě)該項(xiàng)工作當(dāng)前階段的各個(gè)輸入選項(xiàng)；當(dāng)一個(gè)表格的各個(gè)輸入項(xiàng)被填寫(xiě)之后，該表格就以電子郵件形式發(fā)送給下一階段的工作人員；下一階段的工作人員將會(huì)在他們的郵箱中看到自己所負(fù)責(zé)工作的當(dāng)前狀況， 并且可以選擇其中任意一項(xiàng)工作(郵件)展開(kāi)下一步， 即打開(kāi)下一步工作應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)的表格。 這樣，整個(gè)工作流程就表現(xiàn)為一系列電子郵件， 而這些電子郵件中顯示和輸入的數(shù)據(jù)都來(lái)自數(shù)據(jù)庫(kù)。
---- 最新的工作流技術(shù)能把數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和基于電子郵件的流程管理技術(shù)結(jié)合起來(lái)， 既能在郵件中訪問(wèn)企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)， 又能在數(shù)據(jù)庫(kù)軟件中生成相關(guān)的郵件。這種結(jié)合MIS 技術(shù)和工作流技術(shù)的新技術(shù)可稱為"工作流MIS (WMIS)"。 在實(shí)際應(yīng)用中，計(jì)劃人員既可以在企業(yè)管理信息軟件(MIS)也可以在電子郵件軟件中生成采購(gòu)申請(qǐng)郵件， 然后發(fā)給有關(guān)負(fù)責(zé)人；負(fù)責(zé)人收到郵件后，可以直接在郵件上答復(fù)申請(qǐng)，在答復(fù)時(shí)他還可以通過(guò)超連接跳轉(zhuǎn)到MIS 中去察看有關(guān)細(xì)節(jié)。 一旦申請(qǐng)郵件被答復(fù)，計(jì)劃人員不僅能在MIS 中看到批準(zhǔn)狀況，也可以在郵件箱中看到答復(fù)意見(jiàn)。 此外，負(fù)責(zé)人在答復(fù)的同時(shí)還可以根據(jù)申請(qǐng)，自動(dòng)產(chǎn)生一些相關(guān)的協(xié)同工作并分派給其他的人。有關(guān)WMIS 的更多資料可參考http://wkflwMIS.topcool.net/index.html。
4．解決方案 樣板
---- 下圖中以設(shè)備維修管理系統(tǒng)工作票管理模塊為例顯示了WMIS的用戶界面. 使用這種解決方案后日常工作都以電子郵件的形式統(tǒng)一的顯示在用戶的收件箱中. 用過(guò)電子郵件軟件Outlook 的人可能知道, 在Outlook中可以利用文件夾和視圖來(lái)組織安排和顯示郵件, 另外當(dāng)有電子郵件到來(lái)時(shí)Outlook 還會(huì)自動(dòng)顯示提醒和發(fā)出聲音. 對(duì)這些特殊的郵件也可以利用這些功能, 這樣必定會(huì)使那些擔(dān)任多種角色, 處理多種任務(wù)的用戶不在面對(duì)一大堆菜單而發(fā)憷, 必定有益于幫助提高我們的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平.
---- 下圖中顯示了在Outlook 電子郵件中集成了數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)后的用戶界面, 這不是很像大家常見(jiàn)到的某個(gè)MIS 軟件的界面嗎? 是的. 可是這同時(shí)又是在電子郵件中, 其中顯示了您的上一階段的人所做的工作(在Work Approve 頁(yè)面上), 當(dāng)您完成了您本階段的工作后, 您就可以把它發(fā)送給下一階段的同事, 他收到并打開(kāi)您的郵件后系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)展開(kāi)為下一階段的工作所定制的用戶界面來(lái)完成他要做的工作.
---- 解決方案 樣板難以在一篇文章中詳細(xì)描述, 有關(guān)WMIS 的更多資料請(qǐng)參考http://wkflwMIS.topcool.net/index.html.
5．WMIS 的優(yōu)勢(shì)
---- 工作流管理信息系統(tǒng)的主要優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
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降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率
WMIS使用時(shí)不需要像在傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用軟件中那樣在許多不同的窗口，菜單及對(duì)話框中尋找、查詢， 只需要在一個(gè)統(tǒng)一的收件箱查找所有尚待完成的各項(xiàng)工作。這一特點(diǎn)對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)特別有用， 因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)往往需要審批多種類型的工作文書(shū)。
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高度自動(dòng)化、協(xié)作化
WMIS可以大大減少重復(fù)勞動(dòng)。它通過(guò)郵件傳遞信息，用數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)信息，因而不再需要人工傳遞文書(shū)，并且前一階段工作輸入的信息可以自動(dòng)被下一階段工作利用。
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無(wú)紙化辦公
許多電子郵件軟件，如Outlook、Lotus Notes等都具備數(shù)字加密和數(shù)字簽名功能，經(jīng)過(guò)數(shù)字簽名的郵件可以保證其內(nèi)容的不可更改性和來(lái)源的真實(shí)性。實(shí)際上，數(shù)字簽名可以實(shí)現(xiàn)較普通印章更為可靠的證明功效，而且更加方便也更容易得到驗(yàn)證。
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易學(xué)易用
只要會(huì)使用電子郵件軟件，就能使用WMIS，從而大大減少了培訓(xùn)工作量。這對(duì)用戶和開(kāi)發(fā)商都有利。此外，用戶可以利用Web 瀏覽器訪問(wèn)電子郵件信箱，這將大大降低對(duì)客戶端的軟硬件配置要求。通過(guò)工作流監(jiān)控機(jī)制，用戶可以發(fā)現(xiàn)流程的瓶頸，從而為重新整合企業(yè)的業(yè)務(wù)流程提供依據(jù)。
6．WMIS的應(yīng)用領(lǐng)域
---- WMIS應(yīng)用領(lǐng)域非常廣泛， 包括政府機(jī)關(guān)(檢察院、海關(guān)、稅務(wù)、專利審查、基金管理等)、工廠、保險(xiǎn)索賠處理、投資管理、貸款申請(qǐng)等領(lǐng)域，都可以用工作流信息管理系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的信息管理系統(tǒng)。