聲明：本課程摘自 ，僅供個人學習之用，請勿擅自轉載。

時間管理就是自我管理。本課程將幫你找出管理你自己和時間的新方法，以使你在工作和個人方面，獲得最佳回報。

時間處理的四個領域/概念：
1、評價--評估你的投資報酬率；
2、排除優先順序--比較你所做活動的回報；
3、計劃--決定哪些活動需要投入時間；
4、安排時間--決定何時進行這些活動。

一、明智的利用時間
.評估工作場所的活動價值的一種技巧；
.如何在你的工作情境中，運用此技巧，以區分重要和不重要的活動；
.如何利用創造性的方式，來評估其它工作情境中活動的價值。

1.1 柏拉圖原理（Pareto Principle）

也就是80/20法則，評估工作活動的價值，分析生產力及其所產生的收益之關系。

有效管理時間的簡單技巧：
首先，檢查你所想要得到的結果；
然后，將時間投入到部分少數，但卻能產生大多數成果的項目上。

1.2 你的柏拉圖原理

在工作環境中分析工作活動，執行柏拉圖原理所需要的三個步驟的技巧：
a. 專注于/檢視成果，確認出你想要達成的目標；
b. 確認出可以產生主要成效的高報酬活動；
c. 評估你現在是如何運用你的時間，以及需要做甚么改變，以便投入較多的時間于高報酬活動上。

1.3 創新地使用柏拉圖原理

在一天中不停的詢問自己正在做甚么

三種方法：
a. 正式地柏拉圖分析；
   .期望的結果；
   .促成因素；
   .關鍵的活動。
b. 自動的應用；
c. 監督每天的活動。
   .將注意力集中到對你重要的結果上；
   .持續做正確的事情；
   .排除不具生產力的時間。

二、設定你的優先事務

2.1 什么可以優先處理？
學習目標：確認設定工作優先順序所得到的好處。

.確認應該優先考慮和集中精神去做的任務；
.確認工作的優先順序并決定哪種活動應被列為高度優先事務；
.在日常例行工作中，將時間花在高度優先處理的項目上。

美國石油大亨H.L.Hunt曾說：“確定你想要什么，并決定你愿意拿什么去與它交換。然后建立優先順序，開始執行。”

為了有效的管理你的時間，你需要開始檢視你所能控制的因素。考慮你決定要做的事，以及如何安排其優先順序，以獲得更高的效率。

外部所指定的任務，如主管、屬下或系統，一般都比較“立即”去執行，看起來比較緊迫、重要，但是有些對你工作績效的長期影響很小。

有效管理時間的秘訣之一，就是專注于你完全可以掌握的項目。

四個象限矩陣：
1、重要且緊急：是具有立即完成期限的活動。包括處理危機問題、達到專案最后完成期限以及處理緊迫性的問題。
2、重要不緊急：是對你的工作績效有直接重要性，但可以延遲進行的活動。它們是長期性的活動，包括計劃、培訓、組織、準備，以及危機預防等。
－－這類工作容易被忽視，但是卻相當的重要。
3、緊急不重要：是有最終完成期限，但并不重要的活動，包括打電話、報告以及會議。
4、不重要緊急：是指需要花時間處理的日常瑣碎事務。包括閱讀有趣的郵件、打聯絡電話，以及進行社交活動。

“重要但不緊急”的經驗個案：
a、執行計劃：每個星期五，我會將未完成的專案，分成子任務，并設定完成期限與時間表，好讓我可以控制時間，并避免緊要關頭的危機。
b、執行計劃：美工設計師，利用一組固定范本來制作網頁。
c、安排時間：記錄任務的每個步驟，使自己有程序可遵循，從而提高速度。
d、進行培訓：取代“利用時間計劃工具，并不斷改寫報告，以便符合公司的標準”的工作作風。

2.2 找出時間處理優先事務
學習目標：選擇為不緊急但卻重要的任務投入更多時間的方法。

.從活動議程中，確認出排除緊急項目的方法；
.從活動議程中，確認出可以減少浪費時間的事項；
.學習如何應用柏拉圖原理，以有效運用時間。

為了有時間處理“重要但不緊急”的事務，需要從其它事務中榨取時間：
1、考慮“重要且緊急”事務。
采用3-D原則，決定什么“不要”做：
延遲（Delay）－－擱置一旁
授權（Delegate）－－轉交給它人處理
刪除（Delete）－－擺脫掉

2、最佳創造時間的方法，是排除掉不重要也不緊急的活動。
如，干擾；以外的訪客；不必要的會議；不重要的電子郵件訊息；冗長的電話交談；休息時間；屬下提出不必要的支援請求；網站瀏覽等。

三、計劃你的工作

3.1 善用計劃

制定計劃的方法：
a、利用周計劃表（靜態）
b、利用重點工作清單（動態）

計劃制定者關心的五個基本問題：
1、工作目標是什么？
2、實現目標需要做（工作單元）什么？
3、順序的重要性是什么？
4、完成每一個工作單元需要多少時間？
5、如何分配時間？

如何制定計劃？每天下班前，檢視下一個工作日的計劃，并做出修正；每周五的下午，仔細為下星期的工作活動，制定計劃。－－周計劃表

時間管理計劃：
a、周計劃：目標，待辦事項1，代辦事項2，每日工作安排；
b、月歷：長期追蹤，長期的最終期限、協商和專案步驟；
c、彈性：周計劃只規定85％的時間。

如何制定周計劃：
第一步，寫下你的周目標。考慮一下你的長期和短期目標。
第二步，確認出完成每個目標所需從事的活動，并設定其優先處理順序。
第三步，估計完成每項活動所需的時間，并在你的周計劃中，將這些活動分配到某一天。
第四步，確保在每天結束時，留下一小段時間，來檢查你第二天的計劃。

3.2 使用重點工作清單

重點工作清單與傳統的代辦事項之不同；
建立重點工作清單的必要步驟；
如何使用重點工作清單。

重點工作清單是代辦事項中的一種。它可以用來清點在一段短時間內，所要做的工作，例如，一星期或一天。它無法追蹤長期任務、最終期限或專案等。基于這個原因，大多數的人，就會將日歷和重點工作清單一起搭配使用。

如何制定重點工作清單：
第一步，寫下所有下星期必須完成的活動；
第二步，安排每個活動的優先處理順序，以及預計的完成時間。
（劃分1到4的等級，完成時間以15分鐘為單位）

如何使用重點工作清單：
a、在每天工作結束時，重新分配優先事務順序；
b、當清單數目太多或50％已經被刪除時，歸檔后更新；
c、擴大清單，以包含備忘錄。

3.3 常見計劃上的錯誤

使你的工作計劃更有彈性；
確認過度計劃的前兆，每天不超過三十分鐘；
讓大型專案的規劃變得容易。

大型專案由于其相關性、優先順序以及步驟的順序，需要制定更多的計劃。

簡單確定步驟的方法，就是將專案中需要完成的子任務，寫在便利貼上，然后將它們按順序排列。為了解專案的附屬項目，在每一張便利貼中，寫下更多的訊息。寫下這個子任務需要由何事以及何人來完成。

四、有效的安排時間
學習目標：確認將工作計劃的安排，依每日分成時間區塊的價值。
注：如果每天的工作活動項目變動很大的話，考慮建立每周時間表，而不是每日時間表。

.將工作活動分類的方法；
.如何簡歷一個每日時間表，以便你每天依慣例來執行你所分類的活動；
.建立你每日時間表的秘訣。

4.1 將工作生活分類
目標：確認如何有效減少從某一工作轉移至另一工作時，所浪費時間。

工作活動的類型：
a、能被打斷的：通常是例行性的短期任務，甚至有時還會未被注意到被打斷，如，打電話、閱讀電子郵件。
b、不能被打斷的，需要高度集中注意力，一旦被打斷，就要花很多的時間來重新適應（至少15分鐘）：通常是長期的任務，如，準備、組織、計劃和閱讀等。
保留特定的時段處理不能被打斷的活動！

另外一種有效分類的方法是，根據任務類型來分類。好處是可以幫助你建立一個簡單程序的慣例。

4.2 建立你自己的時間表
目標：確認建立每日時間表的必須步驟

Anthony J.D'Angelo 曾說：『將你90％的時間放在解決問題的辦法上，10％的時間放在問題上。』

第一步：確定例行的活動；
第二步，確定分類活動，或是哪些活動能夠被歸為一類，以便安排特點時段，來從事的活動。

為分類的活動安排時段處理
為例行活動安排時段處理
在同一時段執行一組活動

每日時間表提供設計好的分類活動和例行活動應該在何時執行的資訊。

建立例行工作的建議和訣竅：
.優先計劃大型活動類型；
.試著在頭腦最清醒的時候，進行最重要的活動；
.保留許多未計劃的時間（1～2小時）；
.在活動群組中，排定優先處理順序；
.如果正在執行專案，要保留時段來執行其步驟；
.為準備、組織和計劃，保留時間（如會議前的準備和會議后的整理等）。

4.3 有效運用你的時間表
目標：確認依每日時間表行事的訣竅。

訣竅一：遵守時間表，在指定的時間開始；
訣竅二：只在指定的時間內工作；
嘗試發展有助于達成最后期限的技巧；將要處理的事務排定優先處理順序。
訣竅三：控制干擾。
如，到另一個辦公室工作；關上門；關掉電話；背對門；關閉電子郵件；掛上請勿打擾的牌子。
(全文完)