好吧，我承認，我的上一篇文章沒有提到跟電子郵件管理相關的事情。呵呵。
無論你使用什么郵件客戶端（GMail除外，GMail屬于比較奇怪的，待會兒再提）。郵件的管理操作都可以簡單的看成是對只讀文件的操作。
郵件就是一個個的只讀郵件，你通過文件夾（可以分級——也就是文件夾套文件夾）來分類的管理它們。
你可以通過郵件的元數據（收件人、發件人、抄送、發送時間、接收時間、重要程度、是否已讀、所在郵箱、內容。。。）來檢索、排列和查找郵件。
下面，我來列舉幾個我所見過的郵件管理方式（我在這里只列舉我所見到的方式，使用技巧打算在下一篇文章里寫）：
1、日期型：
這類的郵件管理方式，一個最大的特點就是每個月都建立一個新的文件夾。文件夾的名稱就是當月的年份和月份，如2008-02。當月收到的郵件都從收件箱中拷貝或者直接轉移到該文件夾中（這個規則應該很好寫）。
以一天平均收到100封郵件的頻度來算（如果是普通工作郵件的話，已經算是非常多了，以我的經驗來說，平均一天20～50封是正常的）。在一個工作月內，可以收到2200封郵件。在一個文件夾內并不難管理（何況你還會刪掉一些無意義的郵件，并且還可以在這個基礎上進行分組和過濾）。
如果你確實有精益求精的追求，你可以在這個文件夾下再分成工作細類。這樣看起來更漂亮。
這種管理方式很適合短期雜事很多的人（比如HR）。這種方式的優點是，月底進行個人統計的時候非常方便。而且做查詢也比較方便（直接用眼睛看）。
當然，這種方式缺點也非常明顯。你肯定不能從一串數字上看出你這個月都干什么了（當然你愿意在其下花力氣分成細類，這一點就容易一些）。對于經常并行的進行有時間跨度工作（比如多個項目的平臺技術支持）的人而言，這一管理方式明顯效率低下。
2、項目型：
即使是進行項目型的管理，仍然需要通過時間來劃分郵件（為了歸檔和寫年終總結方便）。但是時間的劃分往往會比較長，比如用一季度、半年或者一年來劃分。
項目型管理的最大特點就是按項目分組管理郵件。舉例來說吧。
假設我是一個平臺軟件工程師，我支持著公司在廣東、山東、北京、上海這四個項目。
我會在今年（2008）的文件夾下建立四個文件夾分別是廣東電力、山東社保、北京移動、上海聯通。我會在我的聯系人里建立這四個組。然后建立四個規則，把所有在收件箱中這四個組中聯系人發的郵件分別拷貝或者移動到這四個文件夾中。
項目型的方式，適合于對多個項目（子項目）進行并行工作的人。在項目相關的文件夾中可以通過基于時間的查詢查找到相應的郵件。可以很一目了然的看出你在某一年都做了哪些項目。而且，通過按照時間的查詢，仍然可以查出你在某個月的工作郵件。
如果你的雜項工作很多或者大多數都是沒有規律的工作，這種方式就不一定合適。
3、區別對待型：
區別對待型的精髓，就是看人下菜碟。以我的經驗，在營銷的人員中采用的比較多。不過也有技術人員采用。呵呵。
區別對待型就是按照聯系人的組來安排郵件。比如可以建這么幾個文件夾：領導、山東社保項目組、朋友、其他。
說真的我沒看出來這種管理方式的優點。我覺得這種方式跟沒管理沒啥區別。真的。
4、狀態分類型：
按照郵件所關聯的工作的狀態進行分類。可以分成：待辦、正在處理、已經處理、已經延遲和其他幾個部分。
有的項目經理是采用這種方式來管理郵件的。所有的未讀郵件都是待分類的郵件。之后通過手工揀選的方式來進行管理。
這種方式，不是很便于存檔和查詢（試想，過了一段時間之后，已經處理這個文件夾里面會有多少郵件？）。
總結一下：
1、郵件會越積越多的。相信我，真的會越積越多的
2、郵件對工作非常重要，所以郵件的歸檔、保存和檢索都非常重要
3、從目前的效果上看，郵件客戶端仍然無法被GMail的Ajax客戶端代替
4、最好要根據自己的工作性質，決定出一個適合自己的郵件管理風格。在這個基礎上還可以應用很多的技巧。機器不怕重復，但是人都害怕復雜
好了，下一篇里，我將把我所知的郵件管理的技巧都寫出來。也作為一個存檔。留待以后接著完善吧。
另外，關于電子郵件寫得太多，未免開始離題了。再寫一篇，就要開始寫電子書/文檔的管理（我打算把這個方面重點寫一寫）了。