作者：張小虎
ERP
是英文
Enterprise resources planning
的縮寫，意思為企業資源計劃。在企業中，存在各種各樣的資源，如財務資源、人力資源、信息資源、供應商資源、客戶資源等等，如何將這些資源進行合理規劃，實現資源的最優化的配置，從而提高企業整體的經營能力與經營效率是企業管理者孜孜以求的目標。經濟學上有一個著名理論：短邊效應。也就是說，有長短不一的木塊
(
表示各種各樣的資源
)
，做成一個木桶，其裝水容量的多寡不是由最長木塊決定的，而是由最短的木塊決定的。過去幾十年來，由于電信技術、計算機技術及應用軟件開發的滯后，大型企業為提高管理效率而進行的各種各樣探索都難以得到最終的實現，其重要原因就在于信息的不能及時傳遞。人們通常所說的企業內部各個部門都是一個“信息孤島”，指的就是信息
(
包括財務、人力等方面
)
的不能及時傳遞與處理，由此帶來管理上的效率損失及機會成本的上升。隨著我們國家市場化改革進程的不斷加快及全球經濟的一體化，各個行業內部的競爭加劇是不可避免的一個趨勢，競爭的加劇對企業管理提出了更高的要求，正如莎士比亞所說的，“是生存還是死亡，這真是一個問題”。要提高企業管理水平，首先必須突破信息傳遞及處理這個“瓶頸”。
70
年代以來，國外企業為突破這個“瓶頸”，就陸續開始了企業資源計劃的嘗試。
至
90
年代初期，已經獲得很大的成功，這主要應歸功于相關技術，如電信、計算機及應用軟件等得到了空前的發展。實施
ERP
，至少有三個方面的好處：
1
．各種信息能夠得到即時的處理與傳遞。如有非常及時性的財務數據及庫存數據，這對于大型企業是非常必要的。
2
．可以打破企業管理者的管理邊界，同時不會造成效率上的損失。傳統的分工理論形成的每個管理人員的管理邊界，超出此邊界將是不經濟的，但實施
ERP
，如上問題可以輕松得以解決，因為
ERP
的精髓就是要信息的及時處理與傳遞。信息的及時傳遞及處理可以使管理的邊界得以突破。正如和光商務股份有限公司的總經理劉鐵所說：實旌
ERP
可以將管理的需求“一竿子捅到底”
1 3
．可以降低企業內部的交易費用，同時也有利于企業組織結構的再造。實施了
ERP
，各項交易、業務流程都變得透明，信息也得到了及時的處理與傳遞，帶來的結果是內部交易費用的降低，機構的設置也將變的簡單、高效，原來“金字塔型”的組織結構變成了“扁平型”的組織結構。
毫無疑問，如上種種好處，將會使成功實施
ERP
的企業在激烈的市場競爭中獲得極大的優勢，具體地說，將會使企業降低費用、提高資金的運用效率，提供決策的準確數據、降低機會成本等。
支持實施
ERP
的管理軟件有非常之多，如
SAP R
／
3
、
Oracle
、
PeopleSoft
等。本文著重介紹
SAP R
／
3
軟件就是其中集成性最好、功能最強的管理軟件。為什么
SAPR
／
3
軟件集成性最好并且能夠及時處理并傳遞信息，主要是有賴于主數據的有關設置。以下開始本文有關
SAPR
／
3
軟件中與財務有關的介紹。
主數據
(
主記錄
)
第一次接觸
SAP R
／
3
軟件的人，當看到主數據這樣的字眼時，肯定不知所云。在
SAPR
／
3
軟件中，主數據相當是該軟件的識別及自動后續處理系統。比如人的大腦，當我們見到資產負債表中的有關科目時，如長期投資，我們的大腦馬上就會這樣的反應：它是屬于資產類的科目，期末應將余額予以結轉；核算時，當其投資對被投資單位有控制、共同控制或重大影響時，應采用權益法進行核算，否則應采用成本法核算等。又如對于銷售收入，我們馬上就知道這是損益類科目，期末應將其結轉至本年利潤，而后轉至未分配利潤等。我們的大腦為什么有這些知識，就是因為我們經過了長期的財務知識方面的訓練，所以就會有這樣的識別及核算能力。對于軟件系統，它不具有像人類一樣的大腦，所以軟件開發人員就開發了一套適合系統并使其能夠像人腦一樣的識別及處理財務數據。這就是
SAPR
／
3
軟件的主數據。
因此，當我們要做各項交易之前，必須到相應的主數據中去創建它
(
當然這個創建是按照主數據中的固有格式進行的
)
，這樣系統才能認可它、自動處理它。通常我們叫這個過程為“去報個到，取個號”。與財務有關的主數據包括有總賬主數據、供應商主數據、客戶主數據、商品主數據、固定資產主數據、成本及利潤中心主數據等六大類。下面分別闡述。
(
一
)
總賬主數據
總賬主數據，它起到統馭整個財務的作用。不同的會計科目在總賬主數據中創建會應用到不同的“字段”
(
英文單詞為
field)
，通過這些不同“字段”的組合，就會形成系統能夠識別并能夠為我們現行會計核算所接受的會計科目。如下例舉幾個重要的科目予以說明。
號碼
10010101 10030101 10040101
公司代碼
KHl0 KHl0 KHlO
類別
資產負債表科目
資產負債表科目
資產負債表科目
賬戶組
現金／銀行類
其他資產類
其他資產類
描述
現金
應收賬款一國內貿易款
庫存商品
統馭科目類型
X D X
未清項目管理
X X X
行項目顯示
√
X X
字段狀態組
G001 G067 G001
號碼
10050101 20010101 20020101
公司代碼
KHl0 KHl0 KHl0
類別
資產負債表科目
資產負債表科目
資產負債表科目
賬戶組
固定資產類
負債權益類
負債權益類
描述
固定資產一房屋建筑物
短期借款
應付賬款一國內貿易款
統馭科目類型
A K K
未清項目管理
X X X
行項目顯示
X X X
字段狀態組
G007 G001 G067
號碼
20060101 20070101 20080101
公司代碼
KHl0 KHl0 KHl0
類別
資產負債表科目
資產負債表科目
資產負債表科目
賬戶組
負債權益類
負債權益類
負債權益類
描述
購銷
GR
／
IR
代銷
GR
／
IR
實收資本
統馭科目類型
X X X
未清項目管
√
√
X
行項目顯示
√
√
√
字段狀態組
G001 G001 G001
號碼
50010101 50020101 50040101
公司代碼
KHl0 KHl0 KHl0
類別
損益表科目
損益表科目
損益表科目
賬戶組
損益類
損益類
損益類
描述
銷售收入
-
購銷
銷售成本一購銷
管理費用一電費
統馭科目類型
X X X
未清項目管理
X X X
行項目顯示
√
√
√
字段狀態組
G029 G030 G004
僅允許自動記賬
√
√
幾個重要的會計科目，其余科目即可舉一反三，知其所以然。在所列示的科目中，科目號碼是根據《企業會計制度一會計科目名稱和編號》規定的前四位數加上后四位而成，在創建時須手工填入
(
即非系統產生
)
。科目類別僅分成兩類：即為資產負債表科目或為損益表科目。賬戶組分為六項：現金／銀行類、固定資產類、其他資產類、負債／權益類、損益類、轉移數據類。描述項既可按需創建的科目進行字面的描述，又可分為長文本與短文本描述。統馭科目類型分為三類：供應商類別
(K)
、客戶類別
(D)
、固定資產類別
(A)
，主要是針對應收賬款、應付賬款、固定資產等模塊過入的金額，他們的交易是不通過總賬模塊進行的，但在各自模塊完成的同時，會將相應的金額過入總賬。未清項目管理主要是用于須清賬的科目，如
GR
／
IR
，銀行的過渡科目、工資的清算等。激活了未清項目管理，必須同時激活行項目顯示的功能，但在總賬主數據的設置中，應收、應付、固定資產等是不能激活未清項目管理及行項目顯示功能。行項目顯示即表示，設置此項時，系統會有向下挖掘
(Drilldown)
的功能，當我們在查看總賬的某個科目時，若對某金額有懷疑，可將鼠標對準該金額連續點擊兩下，系統可顯示明細賬的金額，再對準明細賬的金額連續點擊兩下，系統會顯示某憑證的金額。字段狀態組，表示若某個總帳科目選用了不同的字段狀態組，其將來在憑證輸入時，需要填入不同的字段，如對于其他業務收入科目，其選用的字段狀態組為
G029
，當我們輸入一個分錄借：現金貸：其他業務收入時，系統會要求再輸入一個利潤中心的字段，否則該張憑證不能夠產生。又如當我們輸入一個分錄借：管理費用一電費貸：現金時，系統會要求我們輸入一個成本中心的字段。僅允許自動記賬表示，該總賬科目必須由其他模塊自動過入，不用手工輸入憑證，如銷售收入一購銷，因為該總賬科目是在銷售及分銷模塊完成“出具發票”功能時自動產生的，所以僅允許自動過賬。
創建完總賬的主數據后，手工輸入的總賬科目將得到系統的確認與認可。如傳統的分錄錄入方式為借：現金貸：其他業務收入，在系統中將變成：借：
10010101
貸：
50100101(
假設為其他業務收入
)
。系統在總賬分錄輸入后，將會自動將相關金額過入至總賬及更新會計報表。
(
二
)
供應商主數據
當我們與一個供應商發生交易之前，應當在供應商主數據內創建該供應商，以使系統能夠識別它并處理它。這仍然是“去報個到，取個號
"
，但這是到供應商主數據中去報到并取號。下面將創建供應商的有關過程做一個介紹。
供應商編號：除地點類別是以手工方式輸入號碼外，其余皆為系統自動生成的號碼。
供應商類別：包括有國內貿易供應商、進口貿易供應商、關聯供應商、一次性供應商、無庫存供應審、招商供應商、地點等。在創建供應商時，只須在其中選擇一項即可。
描述：與供應商有關的信息如公司名稱、地址等輸入相應的字段即可。
購貨方號碼：若某一供應商既是供應商又是客戶，須做自動清賬賬務時，應在此處填寫在客戶主數據中生成的號碼。
會計信息：此處應填的是統馭科目，該統馭科目首先應在總賬主數據中創建好。
檢查雙重發票：此處是指檢查收貨憑證與發票的校驗，為必輸的字段。打勾√即可。
付款條件：指的是付款的期限，系統已設定好各種類型的付款期限，選擇即可。選擇好后，該系統會自動計算對該供應商的欠款是否已到期，有利于資金周轉的籌劃。
付款方式：如現金、支票、銀行轉賬等。也是在系統內選擇即可。將來做自動付款業務時，系統會根據自動付款方式的參數選擇是否支付該款項。
結算客戶：此處是與購貨方號碼相關聯的，欲做自動清賬賬務，必須在此處打勾√。
如上主數據的內容填寫完畢后，系統即會自動產生一個供應商的編號
(
除地點的類別是手工方式輸入外
)
，如
10100001
，該編號代表了與供應商有關的各種信息及后續處理的功能。并且在分錄的輸入上也與傳統的有所不同了。如傳統的分錄方式為：借：營業費用一電費
貸：應付賬款一
XX
供應商，但在系統中的分錄錄入方式變為：借：營業費用一電費
(
這將也有一個總科目號碼
)
貸：
1010000l(
與該供應商有關的交易金額將會由系統自動過入至創建該供應商主數據選定的統馭科目，同時在總賬層次中的該統馭科目也得到了自動的更新
)
。
另外，對于不同類別的供應商，創建完畢后，會產生不同號碼范圍段的編號。如國內供應商的號碼范圍段為
101
開頭的
8
位數，國外供應商其號碼范圍段為
18
開頭的
8
位數。熟悉后，看著供應商的編碼范圍即可知道，該供應商是屬于何一類型的供應商。
(
三
)
客戶主數據
與供應商主數據一樣，有新的客戶與我們發生交易時，應當創建客戶主數據。
客戶編號：除類別為“地點”客戶編號須手工輸入外，其余類別的客戶編號皆由系統自動產生。
客戶類別：有國內個人客戶、國內批發客戶、關聯客戶、租賃客戶、地點、其他等六大類。
描述：即為對客戶的一般情況進行描述，如公司名稱、地址、郵編、聯系人等。
統馭科目：此處輸入在總賬主數據中已創建好的應收賬款統馭科目，如應收賬款一國內個人客戶
(11310101)
，應收賬款一國內批發客戶
(11310201)
等。零售企業的大部分客戶都是個人客戶，因此只須創建一個一次性的客戶，而后通過修改有關描述性的字段即可。
付款期限：此處是指客戶付款給單位的付款期限，由于主要以零售為主，付款期限定為立即付款，但可針對個別客戶
(
如在合同中規定的收款期限
)
另行設定。系統已設置各種的付款期限。通過此處的設置，將來做催款程序時，系統會根據設置的參數自動計算應收賬款的賬齡及打印催款函。
付款方式：可以有現金、支票等方式。
催款程序：選擇催款程序，可以產生催款函件。
與創建供應商主數據一樣，當創建完畢客戶主數據時，系統會自動產生一個客戶的編號
(
如
500000001)
，該編號代表了該供應商的相關信息及后續功能。憑證輸入方式上，將與傳統的手工方式有很大的不同。如傳統的憑證為借：應收賬款一
XX
客戶貸：其他業務收入一租金，在系統中將變為借：
500000001
貸：其他業務收入一租金
(
這將也有一個總科目號碼
)
，交易金額自動會過入統馭科目如
11310101
的應收賬款一國內個人客戶，同時也即時更新總賬中的統馭科目。
同樣，不同類別的客戶，其創建完主數據后產生的編號是不一樣的，如國內個人客戶，其編號范圍為
500000000-599999999
，國內批發客戶其編號范圍為
3 10000000-3 19999999
等。這將便于我們區分不同類別的客戶。
(
四
)
商品主數據
商品數據的內容較為復雜，主要由主數據組負責創建，對于財務人員需要了解的內容主要有以下幾項：
描述：即對商品一般性的描述，如品名、類別、供應商等。
評估類：主要有兩類
3100
與
3600
，其中
3100
代表該商品為購銷類商品，決定了系統自動生成的
GR
／
IR
為購銷類的
GR
／
IR
；
3600
代表該商品為代銷的商品，決定了系統自動生成的
GR
／
IR
為代銷類的
GR
／
IR
。
價格控制類型：
SAP
中有兩種價格控制類型，一為標準成本法，二為加權移動平均法，該兩種方法用于存貨的發出時結轉銷售成本用。
移動平均價：由系統自動計算得出。系統會根據每批次的采購單價及數量對目前的庫存商品發出單價進行移動平均計算出作為結轉銷售成本用的單價。
總庫存量：是指目前的庫存總量。
銷售價格：由系統根據一定的毛利要求并結合有關細節得出。此銷售單價將成為創建銷售訂單時的單價，若有打折，系統會根據打折比例算出最終銷售價，這也將成為計算銷售收入的單價
(
系統會自動將增值稅計出后并從收入中剔除
)
。
利潤中心：主要是為創建利潤中心的損益表而用。若該商品維護的層次到某個門店，則將來銷售確立時，收入與成本將為轉入總賬層次與利潤中心層次。
商品主數據創建完畢后，系統會產生一個商品號，該號碼代表了如上有關的信息及計入某個總賬科目如庫存商品、受托代銷商品的要求。
(
五
)
固定資產主數據
同樣的，當財務上要做一件與固定資產有關的交易，如購置，首先必須在固定資產主數據中去創建它，然后才能在財務上開始與之相關的業務。如下是創建固定主數據的一些重要內容。在系統中，對于固定資產的大部分業務是系統自動完成的，所以如下的內容是有必要的。
類別：在傳統的會計核算中，通常可以將一個企業的固定資產分為幾大類：房屋建筑物、機械設備、交通工具、辦公設備、其他等。在系統中，也是遵循這樣一種分類方法，但為了便于系統區分固定資產折舊時所應計入的科目，如管理用的固定資產折舊費用應計入管理費用一折舊科目及營業或生產用固定資產折舊費用應計入營業費用
---q~
舊或制造費用一折舊，在系統中，將固定資產的分類進一步細分，分成房屋建筑物
(
總部
)
、房屋建筑物
(
門店
)
、機械設備
(
總部
)
、機械設備
(
門店
)
、交通工具
(
總部
)
、交通工具
(
門店
)
、辦公設備
(
總部
)
、辦公設備
(
門店
)
、其他
(
總部
)
、其他
(
門店
)
等，同時在
SAP
系統中，在建工程、無形資產
(
商標、土地使用權、著作權、商譽等
)
也屬于固定資產模塊的核算范疇。因此，當我們欲創建某個固定資產的主數據時，如總部用的服務器，就應選擇總部辦公設備這一類型，隨后系統會自動確定相應的科目定位碼。
描述：即對應創建的固定資產進行如名稱類別等描述。
科目定位碼：是與系統設定的固定資產類別緊密地聯系在一起的。該科目定位碼實際上起到了統馭科目的功能。如在本次設定中，總部的房屋建筑物的科目定位碼為
1010
，門店的房屋建筑物的科目定位碼為
1020
，但這兩定位碼同時會與總賬科目固定資產——房屋建筑物聯系起來，如當財務增加一個固定資產時，就會通過科目定位碼使總賬科目固定資產
_
謗屋建筑物金額相應增加。
成本中心：這是與控制模塊有關的設置。如總部用的服務器，就應選擇與總部某個部門有關的成本中心。
若該服務器的折舊費用應由不同的成本中心分擔，可以該成本中心為基礎，在控制模塊內采用分攤或分配的功能進行劃分。
分析用途：分為一次性或分期購入、是否抵押、是否保險四類，這是為區分各個不同固定資產的狀態而設的。如若想了解有多少固定資產已經被抵押，則可以在查看報表時，選擇是否抵押的功能，系統就會將所有已抵押的固定資產列示出來。
折舊年限：分為賬面折舊與稅務折舊，賬面的折舊年限與折舊率會計入總賬，稅務的折舊年限與折舊率則會作為調整遞延稅款所用。如某固定資產的賬面折舊年限為
3
年，年折舊額為
lO 000
元，稅務折舊年限為
5
年，年折舊額為
8 000
元，則系統會將
10 000
元作為總賬的折舊金額并計入相關費用，但系統也會算出稅務的折舊額為
8 000
元，但這
8 000
元只是便于我們做遞延稅款的手工調整。
創建完某個固定資產的主數據后，系統會自動產生一個該固定資產的號碼，如
11 11 11 11 11
，我們在財務輸入分錄時，借：
1111111111
貸：
10010101(
現金
)
，交易金額會自動過入至總賬層次。
在固定資產模塊中，折舊是系統自動運行的，不需手工計算。并會過入相應的總賬科目。
利潤中心主數據、成本中心主數據的內容應屬于控制模塊中的主要功能，在建立主數據方面相對而言較為簡單，關鍵在于企業內部對于利潤中心及成本中心的如何劃分，也就是說對管理深度要求到什么水平。