會議的資料不知道哪里去了。?

以前的一個客戶的名片沒有了。?

那個有關需求定義的電子郵件找不到了。?

某某類的設計文檔在哪里？?


日常工作中，有各種各樣的找不到的情況，想找卻找不到東西也是五花八門，但是歸根結底，我們找不到并不是什么東西，而是附著于該物體上的信息。解決這個問題的最好辦法就是分類整理。

分類整理的意思就是按照一定的標準，把符合這個標準的信息發到一起，便于查找。?

分類的標準，大體上也就五個。類別，時間，位置，字母順序，還有某一個數值的大小高低。所謂分類整理也就是適當的運用這幾個分類標準對各種信息進行歸納分類。學問就在這個適當運用四個字上，那么什么樣的分類才算適當呢？?

??????首先，不要分的過細。就拿類別標準來說，個個類別之間應該是排他的，不能互相有重疊的部分。如果類別分的過細，很容易出現某一?
個信息，既屬于?A,?又可以屬于?B?的情況，這個時候你怎么辦，那就再造一個?C?吧，專門存放這類信息，那么你的分類就會越來越多，這就直接導致了想找什么找不到的局面。?

??????其次，分類而不是分離。相關的幾個信息，可能有的打印在?A4?的紙上，有的存在電子郵件里面，有的印在名片上，這是一種信息的分離。分類與分離的不同點是，前者是根據內容來分的，后者是根據形式來分的。所以，相關的信息不限于其形式，盡量把它們整理到一起，不要讓它們因為不同的形式而分開。?


????????下面說說幾個具體技巧?

1．?減少紙張的使用

軟件開發中，各種各樣的信息，不是存在于紙張上，就是存在于電腦里面，作為整天與電腦打交道的程序員，或許更喜歡把各種信息整理到電腦里面，那么下面的方法或許對你有用。?

1．1???日常的聯絡方式有郵件，面談和電話，程序員或許都比較喜歡用郵件，但是因為電話和面談的迅速與直接我們很多時候也是通過這些來進行交流的。那么，最好養成一個習慣，談完的事情，要在郵件里面整理一下留作備份，也可以給對方發過去予以確認。?

1．2??無論如何都只有通過紙張來保存信息的情況下，最好能通過掃描把信息數字化。?


2．?紙張信息的整理

上面說到減少紙張的使用，但是現實是紙張也確實有其優勢，例如，看起來舒服等等。那么紙張的信息該如何整理呢？?
這里介紹一個按照時間來分類整理的方法。把相關資料放到一個檔案袋里面（文件夾也行，隨你喜歡），然后在外面寫上日期，題目，在書架上由左向右開始擺，使用過的檔案袋，放回的時候要放回左邊。這樣有兩個好處，最新的資料和經常使用的資料總是在最左邊，想找的信息一下子就能找到，而右邊的資料就是使用率最低的了，合適的時候就可以扔掉。?


3．?數字信息的整理

程序員的電腦里面有各種各樣的資料，工具，程序等等，不好好整理的話，別說找，時間長了自己有什么都忘了。但是說實話，這種整理并不是很好做的，但是首先自己一定要有這種意識。郵件的分類，文檔的分類，程序的分類等等。另外，有好多桌面工具都可以用來整理自己的資料。只有一個原則，要嚴格按照自己的分類來存放資料，有時候因為懶惰，隨手就把資料存放到桌面上了，那么以后桌面上的東西就會越來越多，弄得你想找個我的電腦都找不到，隨手一放，貽害無窮。不要懶惰，嚴格執行應該是最有效的辦法。?

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????以上，就是有信息整理的一些介紹。突然想到一句題外話，好像是聽余世維的講座聽到的，美國的珍珠港被炸了很多年后，才在他們的文件堆里面發現了國民黨政府發給他們的警告，告訴他們日本會襲擊他們的珍珠港。其實，任何沒有整理好的信息，沒人愿意去看，包括你自己。那就啥話都別說了，開始干吧。

馬嘉楠
jianan.ma@gmail.com