會(huì)議的資料不知道哪里去了。?

以前的一個(gè)客戶的名片沒有了。?

那個(gè)有關(guān)需求定義的電子郵件找不到了。?

某某類的設(shè)計(jì)文檔在哪里？?


日常工作中，有各種各樣的找不到的情況，想找卻找不到東西也是五花八門，但是歸根結(jié)底，我們找不到并不是什么東西，而是附著于該物體上的信息。解決這個(gè)問題的最好辦法就是分類整理。

分類整理的意思就是按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，把符合這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的信息發(fā)到一起，便于查找。?

分類的標(biāo)準(zhǔn)，大體上也就五個(gè)。類別，時(shí)間，位置，字母順序，還有某一個(gè)數(shù)值的大小高低。所謂分類整理也就是適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用這幾個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)對各種信息進(jìn)行歸納分類。學(xué)問就在這個(gè)適當(dāng)運(yùn)用四個(gè)字上，那么什么樣的分類才算適當(dāng)呢？?

??????首先，不要分的過細(xì)。就拿類別標(biāo)準(zhǔn)來說，個(gè)個(gè)類別之間應(yīng)該是排他的，不能互相有重疊的部分。如果類別分的過細(xì)，很容易出現(xiàn)某一?
個(gè)信息，既屬于?A,?又可以屬于?B?的情況，這個(gè)時(shí)候你怎么辦，那就再造一個(gè)?C?吧，專門存放這類信息，那么你的分類就會(huì)越來越多，這就直接導(dǎo)致了想找什么找不到的局面。?

??????其次，分類而不是分離。相關(guān)的幾個(gè)信息，可能有的打印在?A4?的紙上，有的存在電子郵件里面，有的印在名片上，這是一種信息的分離。分類與分離的不同點(diǎn)是，前者是根據(jù)內(nèi)容來分的，后者是根據(jù)形式來分的。所以，相關(guān)的信息不限于其形式，盡量把它們整理到一起，不要讓它們因?yàn)椴煌男问蕉珠_。?


????????下面說說幾個(gè)具體技巧?

1．?減少紙張的使用

軟件開發(fā)中，各種各樣的信息，不是存在于紙張上，就是存在于電腦里面，作為整天與電腦打交道的程序員，或許更喜歡把各種信息整理到電腦里面，那么下面的方法或許對你有用。?

1．1???日常的聯(lián)絡(luò)方式有郵件，面談和電話，程序員或許都比較喜歡用郵件，但是因?yàn)殡娫捄兔嬲劦难杆倥c直接我們很多時(shí)候也是通過這些來進(jìn)行交流的。那么，最好養(yǎng)成一個(gè)習(xí)慣，談完的事情，要在郵件里面整理一下留作備份，也可以給對方發(fā)過去予以確認(rèn)。?

1．2??無論如何都只有通過紙張來保存信息的情況下，最好能通過掃描把信息數(shù)字化。?


2．?紙張信息的整理

上面說到減少紙張的使用，但是現(xiàn)實(shí)是紙張也確實(shí)有其優(yōu)勢，例如，看起來舒服等等。那么紙張的信息該如何整理呢？?
這里介紹一個(gè)按照時(shí)間來分類整理的方法。把相關(guān)資料放到一個(gè)檔案袋里面（文件夾也行，隨你喜歡），然后在外面寫上日期，題目，在書架上由左向右開始擺，使用過的檔案袋，放回的時(shí)候要放回左邊。這樣有兩個(gè)好處，最新的資料和經(jīng)常使用的資料總是在最左邊，想找的信息一下子就能找到，而右邊的資料就是使用率最低的了，合適的時(shí)候就可以扔掉。?


3．?數(shù)字信息的整理

程序員的電腦里面有各種各樣的資料，工具，程序等等，不好好整理的話，別說找，時(shí)間長了自己有什么都忘了。但是說實(shí)話，這種整理并不是很好做的，但是首先自己一定要有這種意識。郵件的分類，文檔的分類，程序的分類等等。另外，有好多桌面工具都可以用來整理自己的資料。只有一個(gè)原則，要嚴(yán)格按照自己的分類來存放資料，有時(shí)候因?yàn)閼卸?，隨手就把資料存放到桌面上了，那么以后桌面上的東西就會(huì)越來越多，弄得你想找個(gè)我的電腦都找不到，隨手一放，貽害無窮。不要懶惰，嚴(yán)格執(zhí)行應(yīng)該是最有效的辦法。?

??

????以上，就是有信息整理的一些介紹。突然想到一句題外話，好像是聽余世維的講座聽到的，美國的珍珠港被炸了很多年后，才在他們的文件堆里面發(fā)現(xiàn)了國民黨政府發(fā)給他們的警告，告訴他們?nèi)毡緯?huì)襲擊他們的珍珠港。其實(shí)，任何沒有整理好的信息，沒人愿意去看，包括你自己。那就啥話都別說了，開始干吧。

馬嘉楠
jianan.ma@gmail.com