有兩個和尚他們分別住在相鄰的兩座山上的廟里。左邊的山上住著瘦和尚，右邊山上住著胖和尚。這兩座山之間有一條溪，于是這兩個和尚每天都會在同一時間下山去溪邊挑水，久而久之他么變成為了好朋友。兩個和尚都喜歡游泳。胖和尚經(jīng)常在挑水的時候，順便游上那么一會兒，而瘦和尚卻極少在溪水里游泳。
不知不覺五年過去了。有一天，瘦和尚竟然沒有帶扁擔(dān)來挑水，而是直接在溪里面游泳。胖和尚很納悶，就問瘦和尚，你今天不挑水，怎么有水喝啊。瘦和尚說，這五年來，我每天做完功課后都會抽空在廟后面挖一口井，即使有時很忙，能挖多少就算多少。如今終于讓我挖出井水，我就不用再下山挑水。現(xiàn)在我終于可以放心的游泳了。
于是，每天瘦和尚都可以自在的游泳，而胖和尚還是只能游一會兒就得挑水回廟里。突然有一天，兩座廟同時失火了。瘦和尚很快就用井水把火撲滅了。而胖和尚還得跑到溪里面去挑水滅火，結(jié)果火滅的時候，廟已經(jīng)燒掉了一大半了。
不是當(dāng)前必須要立即處理的，但是對以后會產(chǎn)生深遠影響的事情。類似于瘦和尚的挖井，不挖也沒事，但是一旦挖成功了，后面就可以不挑水了。如果當(dāng)前有明確的目標(biāo)，這類事情可以是對目標(biāo)達成有明顯幫助的事情。
三、分類處理
以上的四類事件，該如何分別處理呢？
很顯然，最優(yōu)先做的，是做重要緊急的事情，我想這誰都知道。而且這類事件，一般都是很容易標(biāo)識出來的，也是非做不可的，人們一般都不會忘掉。
但是，并不是所有的事件都是重要緊急的。重要緊急的事件，一般都是救火類的事件，也就是說，是因為工作不好，或者一些意外造成的。那么，我們的正常工作中，充滿了其他三種類型的事件，又應(yīng)該如何各自的時間分配呢？
同樣很顯然，不緊急不重要的事情，盡量不要做。但是這個說起來容易，做起來卻不容易。因為這類事件既然列出來了，就會有其誘惑性。例如很多人喜歡看電視，喜歡打游戲，喜歡看小說等等。就算在工作中，這類事情也是每個人都喜歡做的事情。很多項目經(jīng)理會安排自己去編碼，就是因為技術(shù)出身的，往往就喜歡去編碼。所以說，這類事情，需要克制住，一定要克制住自己去做不重要不緊急的事情的沖動。
那么，剩下的2和3，需要怎么處理呢？
一個很普遍也很正常的理解，就是先做緊急不重要的，再做重要不緊急的。
坦率來說，這個想法也很正常。既然事情很緊急，那么我當(dāng)然需要馬上處理。重要不緊急的事情，等有空再說吧。
其實，很不然！
緊急不重要的事情，往往都是些日常的工作，都是或者都是些助人為樂的工作，容易做，周期又短，對將來不會造成多大的影響。也就是說，做了最好，不做也影響不大。但是，重要不緊急的事情，一般都是對將來會造成影響的事情，這類事情，往往都是不愿意做、周期長、難做的事情。
打個比方吧。項目組的新人比較多。項目經(jīng)理需要整理一份技術(shù)培訓(xùn)資料，給新人們集中培訓(xùn)。這個就是重要不緊急的。而新人們有時候碰到問題，就直接跑來找項目經(jīng)理求助，項目經(jīng)理需要去幫他們解決問題，這就是緊急不重要。
如果項目經(jīng)理頻繁的打斷手頭上的事情，去幫新人們解決問題，則技術(shù)培訓(xùn)資料遲遲無法做出來，那么新人們的問題就會層出不窮，綿綿不斷。這個就是個惡性循環(huán)。
如果項目經(jīng)理能夠果斷的先出培訓(xùn)資料，爭取早日把培訓(xùn)做起來，則問題會逐漸減少，這就是個良性循環(huán)。
還有一個更生動的例子。假如你在洗澡，滿身都是泡泡，這個時候聽到來了一個電話。接電話就是緊急不重要的事情，如果你去做了，結(jié)果就是滿地的肥皂泡泡要打掃，就造成了一堆的緊急不重要事件。
所以說，要想把時間控制在自己手上，最需要做的事情就是：
重要不緊急
這類事件，周期長，難度大，所以需要日積月累的去堅持。這才是解決問題的王道。
四、疑點分析
很多人都會說，說起來容易做起來難。我們來分析幾個疑點的地方。
1、緊急不重要的事情層出不窮，怎么辦？
還是用剛才那個例子，如果新人們的問題不斷，我總不能放任不管吧。
其實，就算你不立即去幫他們解決問題，他們也只是郁悶一陣子而已。這種時候，可以讓他們先把問題都整理出來，整理清楚，并嘗試著自己解決。然后在某個固定的時間段內(nèi)（例如每天下午2點到3點之間），你集中幫他們解決即可。或者可以把解決問題的事情分攤在項目的其他幾個技術(shù)高手身上。
2、一下子又做不完的事情，總是沒有動力去做。
這類事件，一般都不是立馬見效的。需要制定一個長期的計劃，每天都安排固定的時間去做。不管多少，要保證每天都有進展。
3、我喜歡做的事情，就沒時間做了啊。
相信我，只有把重要不緊急的事情做完備了，才會有更多的時間去做你喜歡做的事情。瘦和尚挖井成功了，就會有更多的時間游泳了。
4、不做重要不緊急的事情，不也是一樣的嘛。
防火和救火的概念。如果只是做好當(dāng)前的事情，每天做好緊急不重要的事情，那么一旦出現(xiàn)意外，則會造成更嚴重的后果，以后的事情都會變成重要緊急的。如果不把時間掌握在自己手上，那么就是每天都在救火狀態(tài)。
五、處理流程
以前有一種做法，是每天上午，把要做的事情都列出來，然后每天晚上再把工作都整理一下，看看哪些做了，哪些沒做。現(xiàn)在信息化社會，每天都會面臨大量臨時發(fā)生的事情。所以，現(xiàn)在可以用“事件籃”的方式來做。
現(xiàn)在開始，你準(zhǔn)備一個“籃子”。這個籃子，可以是一個便簽，也可以是一個小軟件。作者用的是outlook的“任務(wù)”工具，這個可以和windows mobile手機同步。其他的工具也一樣，只要能隨身帶著就行。
一旦你接受到一個任務(wù)，或者發(fā)現(xiàn)要處理的事件，先扔進“事件籃”里面。這個就像編碼的時候發(fā)送消息到消息隊列一樣，不是同步處理的，也就是說，不是立即處理，再緊急也不是立即處理。
扔進去之后，判斷這個事件是不是“重要緊急”。如果是老板喊你，或者工廠失火等重要緊急的事件，那么立即放下自己手上的活，去處理。
如果不是“重要緊急”的事情，那么就先讓它在“事件籃”里呆上一會兒吧，專心把你自己當(dāng)前在處理的事情做完。
做完了當(dāng)前的事件，回顧你的事件籃。如果還有未識別的事件，則識別一下，按重要度很緊急度標(biāo)識上。然后，看看你今天的重要不緊急的事件有沒有處理，如果沒有處理，則優(yōu)先處理重要不緊急的事情。
經(jīng)常性的，例如每周，都回顧一下自己的事件籃，把各個事件的重要緊急度重新識別一下。
六、經(jīng)驗
好記性不如爛筆頭
不要以為自己的大腦有多狠，事情一多肯定會亂掉。設(shè)置合理的提醒機制，提醒你開會等定時的事情，會讓你少很多心理負擔(dān)。
不要同時做兩件事情
不要把自己當(dāng)作CPU。同時做兩件事情，結(jié)果是沒有一件能做好。完整的做完一件事情之后，再去找其他事情做吧。不要總是被打斷工作，有些事情不立即處理，是不會有什么壞處的。
要找出“重要不緊急”的事情
很多需要被人推著走的人，是找不到“重要不緊急”的事情的。對于項目來說，經(jīng)常的去識別風(fēng)險，經(jīng)常去想想項目可能會碰到的問題，提前預(yù)防，這都是“重要不緊急”的事情。千萬不能任其自然發(fā)展，等到出事的時候，就是到處“重要緊急”的事件了，就疲于奔命了。
認準(zhǔn)目標(biāo)
識別“重要不緊急”的事件，最重要的標(biāo)志，就是對終極目標(biāo)是否有利。遠大的目標(biāo)，永遠是大于眼前目標(biāo)的。如果只是看準(zhǔn)眼前目標(biāo)，那么永遠找不到“重要不緊急”的事情，或者永遠找不對。
相關(guān)鏈接：
項目經(jīng)理如何分配任務(wù)
項目經(jīng)理問：為什么總是只有我在加班–掛包袱現(xiàn)象