伴隨著我國(guó)信息化的發(fā)展，項(xiàng)目管理越來(lái)越成為項(xiàng)目成功的關(guān)鍵問(wèn)題。許多項(xiàng)目配備了足夠優(yōu)秀的人手，仍然以失敗告終，根本原因就是沒(méi)有良好的管理，大家都在努力工作，但是每個(gè)人卻沖著不同的方向，結(jié)果可想而知。那么如何才能有效的管理呢？
首先，控制需求。
采集需求的書(shū)多如牛毛，每個(gè)人都提出了自己的觀點(diǎn)。作者認(rèn)為控制需求中主要把握好以下三點(diǎn)：
● 充分閱讀招標(biāo)方案中客戶的要求，最好將之細(xì)化成具體的、量化的、可操作的目標(biāo)。當(dāng)然最初的閱讀無(wú)法達(dá)到細(xì)化的需要，但是充分理解招投標(biāo)方案是對(duì)行業(yè)知識(shí)最快的學(xué)習(xí)方法，還需要通過(guò)不同側(cè)面去了解所做項(xiàng)目的行業(yè)背景，這就是俗話所說(shuō)的做功課。；
● 充分認(rèn)識(shí)“客戶永遠(yuǎn)是對(duì)的”。剛接手項(xiàng)目時(shí)，沒(méi)有行業(yè)經(jīng)驗(yàn)必須先虛心向客戶學(xué)習(xí)。確定需求時(shí)，還必須具備專家的能力理解和引導(dǎo)客戶需求。與客戶最危險(xiǎn)的溝通方式就是問(wèn)：這個(gè)項(xiàng)目想做點(diǎn)啥？不設(shè)條件的讓客戶去想，要不客戶不理解信息化項(xiàng)目說(shuō)不出東西，要不就是客戶終于有個(gè)表達(dá)自己的機(jī)會(huì)說(shuō)出無(wú)數(shù)的需求，使項(xiàng)目范圍無(wú)限擴(kuò)大。其實(shí)，這些都是因?yàn)樽约簺](méi)有對(duì)項(xiàng)目充分認(rèn)識(shí)，自己不懂當(dāng)然會(huì)被別人牽著鼻子走了。；
● 充分理解需求變更的現(xiàn)實(shí)意義。軟件工程早期人們極端的認(rèn)為客戶無(wú)理地變更需求導(dǎo)致項(xiàng)目失敗，但是隨著極限編程概念的推廣和軟件開(kāi)發(fā)效率的不斷提升，大家也越來(lái)越理解需求變更的合理性。但是，管理需求變更仍然是非常重要的工作。如果擔(dān)心得罪客戶而一味的遷就，或者硬頂客戶并且所有事情都找他簽字，結(jié)果都會(huì)給項(xiàng)目推進(jìn)帶來(lái)不必要的麻煩。因此，確定合理的變更流程，并且引導(dǎo)客戶認(rèn)識(shí)并承擔(dān)需求變更的成本與風(fēng)險(xiǎn)。就能夠有效規(guī)避需求變更本身給項(xiàng)目帶來(lái)的沖擊。
例如：作者參與過(guò)的公安項(xiàng)目，以前根本沒(méi)有公安行業(yè)的背景，于是經(jīng)歷過(guò)一個(gè)月的痛苦學(xué)習(xí)階段，然后才具備了與客戶正面溝通的實(shí)力，指出客戶需求中與本次項(xiàng)目中有所沖突的地方，并且為客戶提出其他的解決方案，最終協(xié)助客戶找到項(xiàng)目完工的真正目標(biāo)，促使拖了近一年的項(xiàng)目用兩個(gè)月的時(shí)間完成了收尾、上線、初驗(yàn)并收款。而項(xiàng)目的成功推進(jìn)根本原因是控制好需求，清晰了目標(biāo)，有了方向工作就好做了。
其次，建立團(tuán)隊(duì)。
一個(gè)優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)一定會(huì)有一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理可以說(shuō)是整個(gè)團(tuán)隊(duì)的靈魂，因此一個(gè)項(xiàng)目要成功必須要找到合適的項(xiàng)目經(jīng)理。
項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)負(fù)責(zé)選擇合適的團(tuán)隊(duì)成員將團(tuán)隊(duì)組織在一起，團(tuán)隊(duì)至少包括：技術(shù)負(fù)責(zé)人、軟件開(kāi)發(fā)人員、軟件測(cè)試人員，比例是1:2:1，這個(gè)配置是根據(jù)中國(guó)情況提供的最低標(biāo)準(zhǔn)。中國(guó)很少能夠組織完整的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，資源的嚴(yán)重不足導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)人員只能按最低配置完成。由比例可以得知團(tuán)隊(duì)至少需要5個(gè)人，這是團(tuán)隊(duì)組織標(biāo)準(zhǔn)7±2的最低要求，這樣的團(tuán)隊(duì)才是有戰(zhàn)斗力的團(tuán)隊(duì)。
由于項(xiàng)目太多，許多公司連這樣的團(tuán)隊(duì)都無(wú)法組織。如果是這樣，作者建議寧愿一個(gè)團(tuán)隊(duì)接多個(gè)項(xiàng)目，也不要一個(gè)項(xiàng)目只配1～2個(gè)人。因?yàn)檫@是團(tuán)隊(duì)建設(shè)中的第二個(gè)重要問(wèn)題：分工。術(shù)有專攻，自古就已經(jīng)得到認(rèn)同。同時(shí)，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)越來(lái)越復(fù)雜，沒(méi)有人是全才。還有，公司不可能養(yǎng)得起許多個(gè)高手。因此，這樣的團(tuán)隊(duì)由：項(xiàng)目經(jīng)理＋技術(shù)負(fù)責(zé)人＋技術(shù)熟手＋技術(shù)生手＋測(cè)試人員是一個(gè)非常好的搭配，大大減低公司在人員上的成本投入，不同層面的人員搭配可以使項(xiàng)目中各種工作都有相應(yīng)的人員去應(yīng)對(duì)，同時(shí)不同層次的工程師配合也使知識(shí)在項(xiàng)目中得到有效傳遞，而生手的成熟只有靠項(xiàng)目完成，有老手幫帶也使項(xiàng)目質(zhì)量容易管控。同時(shí)可以保證每個(gè)人在項(xiàng)目中有事做，有成長(zhǎng)的機(jī)會(huì)，有成就感。
然后，制定計(jì)劃。
“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，因此沒(méi)有計(jì)劃的工作失敗是難免的事情，成功完全是碰運(yùn)氣。但是制定計(jì)劃本身也是一件技術(shù)活，在計(jì)劃之前一定要先完成需求準(zhǔn)備工作，就是為項(xiàng)目確定目標(biāo)，沒(méi)有目標(biāo)也就無(wú)從談起計(jì)劃了。只有目標(biāo)本身是可量化的，計(jì)劃才能夠有效制定出來(lái)。小時(shí)候經(jīng)常會(huì)制定目標(biāo)考100分，現(xiàn)在發(fā)現(xiàn)那不叫目標(biāo)叫愿望。目標(biāo)是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行有效評(píng)估，了解具體的工作是哪些，大致需要多久時(shí)間才，確認(rèn)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)后項(xiàng)目就可以結(jié)束。這些才是項(xiàng)目的真正目標(biāo)，并以每個(gè)目標(biāo)評(píng)估的時(shí)間消耗為基礎(chǔ)，制定項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目計(jì)劃出來(lái)后直接乘2就是最終項(xiàng)目的完成時(shí)間表。但是現(xiàn)實(shí)是項(xiàng)目時(shí)間表根本沒(méi)法獲得公司或者客戶的認(rèn)可，時(shí)間肯定會(huì)被大大壓縮，這時(shí)就需要對(duì)計(jì)劃中的目標(biāo)排優(yōu)先級(jí)，重新閱讀每個(gè)目標(biāo)，如果是可做可不做的先刪除，直到留下來(lái)不得不做的，再重新評(píng)估時(shí)間，基本上會(huì)比實(shí)際項(xiàng)目時(shí)間短很多，但是以這個(gè)為基礎(chǔ)開(kāi)始項(xiàng)目實(shí)施吧。
作者參與過(guò)一個(gè)公司內(nèi)部項(xiàng)目，將地理信息系統(tǒng)應(yīng)用從J2EE平臺(tái)移植到DotNET上，技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)比較多，人員也是臨時(shí)組建的，本來(lái)三個(gè)月的項(xiàng)目最后被壓縮成一個(gè)半月，但是項(xiàng)目最終完成并通過(guò)公司和投資人的驗(yàn)收。因?yàn)椋瑥拈_(kāi)始就排定了項(xiàng)目目標(biāo)的優(yōu)先級(jí)，并且作為項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)刻提醒組員關(guān)注項(xiàng)目前進(jìn)方向；其次，一直把應(yīng)用集成排在項(xiàng)目的第一目標(biāo)，在三周左右項(xiàng)目就已經(jīng)可以上線運(yùn)行，于是測(cè)試工作與開(kāi)發(fā)工作保持同步展開(kāi)；最后，與客戶（領(lǐng)導(dǎo)和投資人）保持緊密溝通，時(shí)刻報(bào)知項(xiàng)目進(jìn)度和完成的內(nèi)容，使客戶了解項(xiàng)目是否提供了他所需要的最基礎(chǔ)的功能，以及真正理解項(xiàng)目未實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)原因，并能夠提早接受這樣的現(xiàn)實(shí)情況，為項(xiàng)目最終驗(yàn)收奠定了基礎(chǔ)。
最后，有效執(zhí)行。
執(zhí)行力是許多管理者關(guān)注的問(wèn)題，常常感嘆為什么有Power就推不動(dòng)事情的前進(jìn)呢？其實(shí)，就如國(guó)家實(shí)力一樣，分硬實(shí)力和軟實(shí)力。管理者擁有的只是公司提供的這個(gè)Power叫硬實(shí)力，但是還需要在工作中積累自己的軟實(shí)力，通過(guò)增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力、提升團(tuán)隊(duì)文化、創(chuàng)造團(tuán)隊(duì)成員的個(gè)人發(fā)展環(huán)境來(lái)增強(qiáng)自己的軟實(shí)力。有了軟實(shí)力，團(tuán)隊(duì)成員更愿意付出努力來(lái)為團(tuán)隊(duì)目標(biāo)奮斗，許多事情自然不需要花大力氣推動(dòng)，而有了水到渠成的感覺(jué)。