通常工作流系統是獨立的一個系統，必須以業務系統和工作流系統的觀點才能比較好的理解業務系統。工作流系統負責節點的流轉，即狀態的改變。
- 業務系統如果增加一個業務對象，須增加一堆的服務方法，工作流系統面向的是流程，增加流程無需增加代碼，因此啟動流程的第一步，就要業務系統告訴工作流系統要管理哪個流程，即流程ID，然后工作流系統就記錄下此流程實例
- 工作流系統面向的是流程配置文件，即bpmn20.xml，用TASK表示業務系統中的步驟，如果這一節點為USER TASK，則表示工作流系統會等待業務系統的觸發而改變狀態，業務系統會向客戶端展示頁面，收集信息并驗證通過后才讓工作流系統改變流程實例的狀態；如果是自動任務，則工作流系統會自行改變狀態，流轉到下一節點。
- 由于處理USER TASK時，需業務系統自行判斷，因此新增業務對象（表單）時，需新增業務代碼，有別于OA系統，新增表單時，不用新增代碼。
- USER TASK中允許配有頁面展示的鏈接，業務系統可以從這里取得鏈接而返回給客戶端。靜態網頁處理時，只需向客戶端傳實體HTML文件，由客戶端解釋成文本內容，動態網頁實際上由服務器端生成文本內容再發給客戶端。